POLITIKA PRIVATNOSTI
VODITELJ OBRADE
Rudan d.o.o., 9. rujan 1/H, 52341 Žminj, Hrvatska, OIB: 84430586938
Tel. 052 845 500
e-mail: info@rudan.com
www.rudan.com
TURISTIČKI OBJEKTI VODITELJA OBRADE
- Hotel Pagus, Pag, www.hotel-pagus.hr
- Villa Arausana & Antonina, Vodice, www.arausana-antonina.com
- Vila Radin, Vodice, www.hotelvillaradin.com
- Kamp Galeb, Omiš, www.kamp.galeb.hr
- Kamp i hotel Terme Jezerčice, Donja Stubica, www.terme-jezercica.hr
- Hotel Adria, Biograd na Moru, www.hoteladria.hr
SLUŽBENIK ZA ZAŠTITU PODATAKA
Voditelj obrade imenovao je službenika za zaštitu osobnih podataka (DPO) kojega u svakom trenutku možete kontaktirati putem e-mail adrese: info@rudan.com odnosno putem pošte na adresu Voditelja obrade vezano uz sva pitanja vezana uz zaštitu osobnih podataka i za ostvarenje svih prava zajamčenih Uredbom.
ZAKONSKI OKVIR
Voditelj obrade poštuje privatnost svake osobe čije osobne podatke prikuplja (u daljnjem tekstu: Ispitanik) i obvezuje se na zaštitu Vaših osobnih podataka. U Politici privatnosti želimo Vas obavijestiti o tome koje osobne podatke prikupljamo i u koju svrhu, kako ih štitimo i koja su Vaša prava kao Ispitanika.
Obrada podataka provodi se u skladu s odredbama Uredbe EU 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (u daljnjem tekstu: Uredba, GDPR), Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018) i ostalih propisa koji uređuju predmetno područje, a imaju primjenu u Republici Hrvatskoj.
OPSEG PRIMJENE
Ova Politika privatnosti primjenjuje se na sve obrade osobnih podataka koje provodi Voditelj obrade. Voditelj obrade obrađuje osobne podatke slijedećih kategorija Ispitanika:
zaposlenici Voditelja obrade i članovi njihovih obitelji (djeca),
potencijalni zaposlenici Voditelja obrade,
poslovni partneri i zaposlenici poslovnih partnera Voditelja obrade,
kupci/korisnici usluga Voditelja obrade,
gosti u turističkim objektima Voditelja obrade,
učenici i studenti koji imaju sklopljen ugovor s Voditeljem obrade.
NAČELA OBRADE OSOBNIH PODATAKA
Osobne podatke obrađujemo isključivo u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka. Prema tome, osobni podaci moraju biti (Članak 5. Uredbe):
zakonito, pošteno i transparentno obrađivani s obzirom na Ispitanika („zakonitost, poštenosti transparentnost”);
prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama; daljnja obrada u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe, u skladu s člankom 89. stavkom 1. ne smatra se neusklađenom s prvotnim svrhama („ograničavanje svrhe”);
primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju („smanjenje količine podataka”);
točni i prema potrebi ažurni; mora se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave („točnost”);
čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju Ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; osobni podaci mogu se pohraniti na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe u skladu s člankom 89. stavkom 1., što podliježe provedbi primjerenih tehničkih i organizacijskih mjera propisanih ovom Uredbom radi zaštite prava i sloboda Ispitanika („ograničenje pohrane”);
obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera („cjelovitost i povjerljivost”);
ZAKONITOST OBRADE OSOBNIH PODATAKA
Posebnu pažnju potrebno je posvetiti zakonitosti obrade. Obrada je zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega (Članak 6. Uredbe):
Ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;
obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je Ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev Ispitanika prije sklapanja ugovora;
obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza Voditelja obrade;
obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi Ispitanika ili druge fizičke osobe;
obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti Voditelja obrade;
obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode Ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je Ispitanik dijete.
Legitimni interesi Voditelja obrade mogu predstavljati pravnu osnovu za obradu pod uvjetom da interesi ili temeljna prava i slobode Ispitanika nemaju prednost, uzimajući u obzir razumna očekivanja Ispitanika koja se temelje na njihovom odnosu s Voditeljem obrade. Takav legitiman interes mogao bi na primjer postojati u slučaju relevantnog i odgovarajućeg odnosa Ispitanika i Voditelja obrade u situacijama poput one kada je Ispitanik klijent Voditelja obrade ili u njegovoj službi.
PRAVA ISPITANIKA
Voditelj obrade u svom redovnom poslovanju omogućava Ispitanicima ostvarenje svih njihovih prava vezanih uz obradu osobnih podataka. Osim toga, Ispitanik može podnijeti zahtjev za ostvarivanje prava Voditelju obrade ili ga dostaviti na e-mail adresu Službenika za zaštitu podatka.
Prava Ispitanika obuhvaćaju:
Pravo na pristup - Ispitanik ima pravo dobiti od Voditelja obrade potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega, te mu se mora omogućiti pristup njegovim osobnim podacima.
Pravo na ispravak - Ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Voditelja obrade ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u obzir svrhe obrade, Ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanjem dodatne izjave.
Pravo na brisanje („pravo na zaborav“) - Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose, te Voditelj obrade ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja, osim ako postoji opravdani razlog (npr. pravna obveza Voditelja obrade).
Pravo na ograničenje obrade - Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi ograničenje obrade ako su ispunjeni uvjeti iz Članka 18. Uredbe.
Pravo na prenosivost podataka - Ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega, a koje je pružio Voditelju obrade u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom Voditelju obrade bez ometanja od strane Voditelja obrade kojem su osobni podaci pruženi.
Pravo na prigovor - Ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega, u skladu s člankom 6. stavkom 1. točkom (e) ili (f), uključujući izradu profila koja se temelji na tim odredbama (vidi Zakonitost obrade).
Automatizirano pojedinačno donošenje odluka, uključujući izradu profila - Ispitanik ima pravo da se na njega ne odnosi odluka koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi, uključujući izradu profila, koja proizvodi pravne učinke koji se na njega odnose ili na sličan način značajno na njega utječu.
KATEGORIJE OSOBNIH PODATAKA KOJI SE OBRAĐUJU
Voditelj obrade u pravilu obrađuje osobne podatke Ispitanika koje Ispitanici sami dostavljaju u svrhu i obimu potrebnom za ostvarivanje svojih zakonskih i ugovornih obveza. Temeljem legitimnog interesa Voditelj obrade obrađuje osobne podatke Ispitanika pod uvjetom da interesi ili temeljna prava i slobode Ispitanika nemaju prednost, uzimajući u obzir razumna očekivanja Ispitanika koja se temelje na njihovom odnosu s Voditeljem obrade.
Voditelj obrade ne obrađuje posebne kategorije osobnih podataka ako to nije neophodno za svrhu obrade i ako nisu ispunjeni uvjeti iz članka 9. Uredbe. Voditelj obrade obrađuje podatke radnika koji spadaju u posebne kategorije osobnih podataka, kao što su podaci o članstvu u sindikatu (npr. kod ostvarivanja posebnih prava prema relevantnim propisima), vjerskim ili filozofskim uvjerenjima (npr. kod ostvarivanja prava na dodatne neradne dane za vjerske blagdane ako je pojedinac dobrovoljno otkrio takve podatke u navedenu svrhu) ili podataka koji se odnose na zdravlje (npr. prema posebnim propisima o zaštiti na radu ili vođenja evidencije o radnicima ili kada se za određene poslove traže posebni certifikati o zdravstvenom stanju) i sl. Voditelj obrade u slučaju potrebe obrađuje i osobne podatke koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela, kao što su na primjer uvjerenja o nekažnjavanju za radnike.
DOSTAVA PODATAKA TREĆIM STRANAMA
Voditelj obrade osobne podatke dijeli s drugima samo kad je to dopušteno.
U okviru izvršavanja zakonskih obveza, Voditelj obrade obvezan je dostavljati podatke trećim stranama. Na primjer dostava podataka gostiju putem sustava eVisitor, dostava podataka radnika nadležnim zavodima: Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje, Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje, Poreznoj upravi te Središnjem registru osiguranika i mirovinskim društvima. Voditelj obrade obvezan je u određenim slučajevima dostaviti ili staviti na uvid podatke u vezi sa zaposlenjem Hrvatskom zavodu za zapošljavanje, npr. radi uključenja radnika u mjere aktivne politike zapošljavanja, nadležnim policijskim postajama odnosno ministarstvu nadležnom za unutarnje poslove, npr. u slučaju boravka viših državnih dužnosnika u objektima Voditelja obrade, kao i za izdavanje dozvola za rad, ministarstvu nadležnom za poslove turizma u slučaju zapošljavanja stipendista, ministarstvu nadležnom za poslove gospodarstva i poduzetništva kada se radi o korištenju potpora za ulaganja, osiguravajućim društvima, bankama i u ostalim slučajevima kada propisi to nalažu.
Također, određeni podaci radnika šalju se bankama ili mirovinskim fondovima u okviru isplata plaća, a podaci se mogu slati i vjerovnicima u skladu s ovršnim propisima. Podaci se ponekad dostavljaju zbog ugovorne obveze (npr. kod učenika na praksi podaci se razmjenjuju sa školama/fakultetima).
Određeni osobni podaci dostavljaju se i poslovnim subjektima u svrhe pružanja specifičnih usluga npr. usluge zdravstvenih pregleda radnika (medicina rada), institucijama koje organiziraju zakonski obvezne edukacije (zaštitu na radu, higijenski minimum, toksikologija) ili revizorskim društvima kod provođenja obvezne revizije, javnim bilježnicima kada se traže ovjere, Financijskoj agenciji za potrebe ishođenja poslovnih certifikata, obveznicima javne nabave kada se Voditelj obrade javlja na natječaje javne nabave, u svrhe dodjele i korištenja službenih kartica, službenih mobilnih uređaja ili za kupnju goriva.
Moguća je dostava podataka poslovnim subjektima (izvršiteljima obrade) koji obrađuju podatke u ime Voditelja obrade. Najčešće su to poslovni suradnici Voditelja obrade koji pružaju informatičke usluge, koji ih čuvaju u svojim bazama ili imaju mogućnost uvida u osobne podatke do završetka obrade. S takvim se subjektima sklapa ugovor o obradi podataka (DPA) u pogledu njihovih ovlasti i obveza kod obrade osobnih podataka, a sukladno zahtjevima Uredbe.
U određenim situacijama moguće je da vanjski subjekti zajedno s Voditeljem obrade zajednički odrede svrhe i načine obrade osobnih podataka, tada su ti vanjski partneri i Voditelj obrade zajednički Voditelji obrade. U tim odnosima, zajednički voditelji obrade na transparentan način određuju svoje odgovornosti za poštovanje obveza iz Uredbe, posebno s obzirom na ostvarivanje prava Ispitanika i svojih dužnosti poštovanja transparentnosti obrade, osim ako su odgovornosti zakonom utvrđene.
Poseban slučaj dostave podataka trećim subjektima činjenica je da Voditelj obrade ima sklopljene poduzetničke ugovore s trgovačkim društvima na temelju kojih upravlja turističkim dijelom poslovanja. To znači da u određenim slučajevima gosti Voditelja obrade mogu dobiti od Voditelja obrade i ponude koje sadržavaju informacije o drugim hotelima i objektima kojima upravlja Voditelj obrade. Također, na temelju poduzetničkih ugovora Voditelj obrade ima određena prava i obveze vezano uz ljudske potencijale. U tim slučajevima Voditelj obrade ima pravo obrade osobnih podataka Ispitanika tih društava. Sva načela iz ove Politike odnose se i na Ispitanike tih društava u segmentima u kojima je uključen Voditelj obrade, međutim i ta su društva odgovorna kao Voditelji svojih obrada podataka Ispitanika.
Ako u okviru obrade podataka dolazi do iznošenja podataka u treće zemlje, Voditelj obrade osigurava poštovanje visokih standarda zaštite kako bi se poštovao najviši mogući standard zaštite osobnih podataka, a u skladu sa strogim zahtjevima Uredbe. U tom smislu, kada su u primjeni međunarodni prijenosi osobnih podataka, Voditelj obrade će informirati Ispitanika o namjeri iznošenja osobnih podataka trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji te o postojanju ili nepostojanju odluke Europske komisije o primjerenosti. Svaki prijenos osobnih podataka u treće zemlje bit će obavljen u skladu s poglavljem V. Uredbe.
VEMENSKO RAZDOBLJE ČUVANJA OSOBNIH PODATAKA
Podaci Ispitanika obrađuju se i čuvaju, u skladu s važećim zakonskim propisima kada je obveza čuvanja propisana (npr. osobni podaci zaposlenika i podaci o obračunu plaća čuvaju se trajno, a knjigovodstvene isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige čuvaju se jedanaest godina), a u situacijama kada je Voditelj obrade ovlašten sam utvrditi rokove čuvanja podataka, podaci se čuvaju onoliko koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju.
IZVORI OSOBNIH PODATAKA
Voditelj obrade osobne podatke najčešće prikuplja osobno od Ispitanika. Prilikom davanja osobnih podataka na bilo koji način (rezervacija smještaja, prijava na posao, itd.) Ispitanik odgovara za točnost podataka te je suglasan da Voditelj obrade podatke upotrebljava i prikuplja u skladu s pozitivnim propisima i uvjetima ove Politike privatnosti.
Osim toga, Voditelj obrade može osobne podatke Ispitanika dobiti i od drugih fizičkih i pravnih osoba, npr. od turističkih agencija koje prosljeđuju podatke gostiju za potrebe smještaja, gostiju koji rezerviraju smještaj za osobe s kojima će boraviti u objektima, agencija za posredovanje pri zapošljavanju i ustupanje radnika.
MJERE ZAŠTITE PODATAKA
Uzimajući u obzir najnovija dostignuća, trošak provedbe te prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike koji proizlaze iz obrade podataka, Voditelj obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite podataka.
POSTUPANJE PO POVREDAMA OSOBNIH PODATAKA
Voditelj obrade osigurava da će u slučaju povrede osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja i, ako je izvedivo, najkasnije 72 sata nakon saznanja o toj povredi, izvijestiti nadležno nadzorno tijelo/Ispitanike o povredi osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca.
BORAVAK U TURISTIČKIM OBJEKTIMA VODITELJA OBRADE
Voditelj obrade prikuplja i obrađuje osobne podatke Ispitanika koji su gosti u turističkim objektima Voditelja obrade u različite svrhe s krajnjim ciljem kvalitetnog pružanja usluge smještaja i popratnih usluga sve prema najvišim standardima turističkih društava.
Osobne podatke koje morate dostaviti da bi Vam se pružila usluga smještaja, Voditelj obrade čuva u svojoj bazi podataka u svrhu ispunjavanja ugovora o smještaju te ispunjavanja zakonskih obveza vezanih uz ugostiteljsku djelatnost. U slučaju da ne ustupite Voditelju obrade minimum podataka potreban za rezervaciju smještaja i prilikom boravka za prijavu svim nadležnim registrima, Voditelj obrade neće Vam biti u mogućnosti pružiti uslugu rezervacije smještaja odnosno uslugu smještaja sukladno ugovoru i zakonu.
Određeni podaci nužni su kako bi se poduzele radnje na zahtjev Ispitanika prije sklapanja ugovora o smještaju. Na primjer, prije same rezervacije smještaja, na upit osoba potencijalnih gostiju, šalju se ponude za smještaj, za izradu kojih Voditelj obrade treba osobne podatke (ime i prezime, e-mail adresa) kako bi mogao poslati ponudu.
Osobne podatke koje Voditelj obrade prikuplja pri rezervaciji smještaja (rezervacije putem weba, telefonom pozivom ili rezervacije prihvaćanjem ponude e-mailom) radi ispunjavanja obveze rezervacije su:
ime i prezime nositelja rezervacije,
adresa prebivališta (hrvatski državljani),
datum rođenja,
broj, vrsta identifikacijskog dokumenta i mjesto izdavanja,
državljanstvo,
naziv objekta,
broj smještajne jedinice, vrsta smještajne jedinice (tip sobe),
datum dolaska i odlaska,
broj osoba za koje se rezervira smještaj i razmještaj po sobama,
koje su osobe maloljetne.
Eventualno ostale specifičnosti ovisno o zahtjevu osobe koja rezervira smještaj:
e-mail adresa,
jezik komunikacije,
broj telefona,
način plaćanja,
eventualno dodatne podatke nužne za potrebe izvršenje transakcija ili osiguranja plaćanja.
U slučaju otkaza rezervacije, Vaše podatke moramo sačuvati za potrebe dokazivanja rezervacije odnosno otkaza iste.
Prilikom dolaska u objekt, gosti se u pravilu prijavljuju na recepciji objekta i podaci se unose u bazu gostiju iz koje se podaci šalju u sustav eVisitor (jedinstveni online informacijski sustav za prijavu i odjavu gostiju) radi poštovanja pravnih obveza Voditelja obrade. Podaci koji se prikupljaju:
ime i prezime,
mjesto, država i datum rođenja,
državljanstvo,
broj i vrsta identifikacijskog dokumenta,
prebivalište (boravište) i adresa,
datum i vrijeme dolaska, odnosno odlaska iz objekta,
spol,
temelj za oslobođenje od plaćanja turističke pristojbe odnosno za umanjenje plaćanja turističke pristojbe.
Navedene podatke obrađuju turističke zajednice i tijela javne vlasti Republike Hrvatske u sljedeće zakonite svrhe:
praćenja izvršenja obveze prijave i odjave turista od strane obveznika prijave i odjave (pružatelja usluga smještaja),
evidencije, obračuna i naplate turističke pristojbe,
vođenja knjige ili popisa gostiju od strane pružatelja usluga smještaja te praćenja izvršenja navedene obveze od strane inspekcijskih tijela vođenja,
prijave stranaca ministarstvu nadležnom za unutarnje poslove te praćenja izvršenja navedene obveze od strane inspekcijskih tijela,
vođenja popisa turista od strane turističkih zajednica te statističke obrade i izvještavanja,
nadzora nad poslovanjem pružatelja usluge smještaja u dijelu koji se odnosi na zakonitost obavljanja djelatnosti odnosno pružanja registriranih usluga te poštovanja poreznih i drugih propisa o javnim davanjima.
S obzirom na to da je propisano da se podaci za prijavu gostiju upisuju na temelju podataka iz osobne iskaznice, odnosno putne ili neke druge isprave o identitetu, gost je dužan Voditelju obrade dati na uvid takvu ispravu te pružiti sve druge informacije koje su potrebne za upis podataka, a nisu sadržane u takvoj ispravi.
Za unos podataka iz osobne iskaznice ili druge odgovarajuće isprave, Voditelj obrade može koristiti skener. U tom slučaju ne pohranjuje se slika dokumenta, već se iz dokumenta izdvajaju i pohranjuju samo neophodni podaci u skladu sa svrhom obrade.
Ostali podaci vezani uz okolnosti boravka gosta, kao što su na primjer: način putovanja, s kime putujete, bračno stanje, broj djece, kućni ljubimci, ostali interesi, također mogu biti prikupljeni i obrađivani tijekom boravka kad imaju izravnu vezu s pružanjem usluge smještaja.
Prije, za vrijeme i nakon boravka Voditelj obrade ima pravo na temelju legitimnog interesa Vama kao gostu e-poštom slati tzv. servisne poruke – potvrde rezervacije, podsjetnike o boravku i ostale obavijesti usko vezane uz konkretan boravak koji ste rezervirali.
Također, za vrijeme i nakon boravka, Voditelj obrade ima pravo na temelju legitimnog interesa Vama kao gostu e-mailom, SMS-om i/ili preko instant poruka (Viber, WhatsApp i sl.) slati upitnike o zadovoljstvu koje će obrađivati sam ili putem suradnika. Primarna je svrha upitnika o zadovoljstvu prikupljanje podataka o usluzi radi legitimnog interesa unaprjeđenja usluge od strane Voditelja obrade, a Voditelj obrade te podatke iz upitnika može depersonalizirati i obrađivati u statističke svrhe.
Voditelj obrade ima pravo na temelju legitimnog interesa prikupljati određene podatke i koristiti u svrhu izravnog marketinga.
KANDIDATI ZA ZAPOSLENJE I RADNICI
Voditelj obrade poslodavac je velikom broju pojedinaca te obrađuje osobne podatke u vezi sa zaposlenjem. U tom smislu Ispitanici su sadašnji i bivši radnici, potencijalni radnici, osobe na praksi (učenici), stručnom usavršavanju, studenti koji rade na temelju studentskog ugovora, stipendisti te druge osobe čiji se podaci obrađuju u okviru radno-pravnih i srodnih odnosa.
Voditelj obrade kao potencijalni poslodavac prikuplja, obrađuje i čuva podatke kandidata za zapošljavanje kod Voditelja obrade u bazi kandidata na temelju njihove dobrovoljne prijave, i to na sljedeće načine:
prijava kandidata putem web prijavnog obrasca,
prijava putem e-mail-a,
dolaskom na organizirane audicije i ispunjavanjem prijavnih obrazaca,
na neki drugi način.
Podaci koji se u pravilu prikupljaju: ime, prezime, datum rođenja, adresa, državljanstvo, OIB, broj mobitela, e-mail adresa (u svrhu kontaktiranja), spol, stručna sprema, jezik, preferirani način komunikacije.
Podatke o kandidatima Voditelj obrade može dobivati posredno, od domaćih i stranih agencija za zapošljavanje, u kojem slučaju te agencije imaju obvezu obavijestiti kandidate o obradi njihovih osobnih podataka od strane Voditelja obrade.
Kandidati svoje prijave za posao šalju:
kao otvorene molbe u kojem slučaju obrađujemo podatke radi kontaktiranja kandidata u vezi sa zaposlenjem pet godina,
kao prijave na konkretne natječaje koji imaju naveden rok završetka u kojem slučaju obrađujemo podatke do završetka natječaja. U slučaju da kandidati koji se jave na konkretan natječaj koji ima naveden rok završetka daju posebnu privolu, obrađujemo podatke radi kontaktiranja kandidata u vezi sa zaposlenjem pet godina za potrebe eventualnih drugih natječaja za posao.
RADNI ODNOS I OSTALI USPOREDIVI ODNOSI
Voditelj obrade kao poslodavac obrađuje sve podatke radnika u bazi radnika koja se vodi u informatičkom programu i u fizičkim dosjeima radnika. Podaci koji se prikupljaju navedeni su u Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima koje je objavilo ministarstvo nadležno za rad i mirovinski sustav.
Potrebni podaci za zasnivanje radnog odnosa u pravilu su:
podaci s osobne iskaznice (osobna iskaznica na uvid),
broj tekućeg računa ili uputa za plaćanje od banke,
broj zaštićenog računa (ako ga radnik posjeduje),
OIB,
dokaz o stručnoj spremi (preslika svjedodžbe ili diplome),
e-knjižica: potvrda o mirovinskom stažu, (pribaviti ju u HZMO-u ili putem usluge e-Građani),
Elektronički zapis obrasca porezne kartice, tzv. PK obrasca (pribaviti ga u Poreznoj upravi ili putem usluge e-Građani, osobe koje se prvi put zapošljavaju ne posjeduju elektronički zapis obrasca porezne kartice i moraju je otvoriti u Poreznoj upravi),
rodni list djeteta ako je mlađe od 15 godina.
Potrebni podaci za sklapanje studentskih ugovora u pravilu su:
potvrda fakulteta za tekuću godinu kao dokaz studentskog statusa ili preslika indeksa o upisanoj tekućoj godini,
podaci s osobne iskaznice (osobna iskaznica na uvid),
potvrda/iskaznica Studentskog centra,
OIB.
Osim tih podataka, Voditelj obrade može u dosjeu radnika čuvati i ostale podatke koji su prikupljeni u postupku zapošljavanja, kao i ostale podatke koji su prikupljeni tijekom radnog odnosa određeni pravilnicima (nagrade, opomene, certifikate i sl.).
Svi podaci radnika čuvaju se u bazi radnika datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno se vode do prestanka radnog odnosa te se isti čuvaju kao dokumentacija trajne vrijednosti sukladno relevantnim propisima.
Voditelj obrade u svojoj bazi čuva i podatke ostalih osoba u poslovnom odnosu usporedivom s radnim odnosom ili osoba na praksi i stručnom usavršavanju, i to s početkom rada i ažurno ih vodi do prestanka rada te se čuvaju sukladno relevantnim propisima. Poseban su slučaj podaci učenika na praksi koji mogu biti maloljetni o kojima se vodi posebna pažnja i čiji se podaci prikupljaju i čuvaju sukladno posebnim propisima uz odobrenje škole i roditelja.
POSLOVNI PARTNERI
Voditelj obrade u svojem poslovanju obrađuje i osobne podatke zaposlenika poslovnih partnera ili potencijalnih poslovnih partnera, te fizičkih osoba s kojima Voditelj obrade ima ili može imati poslovni odnos.
Kategorije osobnih podataka Ispitanika koji se prikupljaju su:
ime i prezime,
e-mail adresa,
broj telefona/mobitela,
podaci o funkciji unutar pravne osobe koju predstavlja,
zanimanje kada je Ispitanik fizička osoba s kojom se stupa u ugovorni odnos (npr. pjevač, slikar, fotograf, odvjetnik, liječnik, ...),
prema potrebi reference i kratki životopisi,
podaci koji su navedeni na obrascima bjanko zadužnice, zadužnice, mjenice,
broj računa u banci (IBAN) kada je poslovni partner fizička osoba s kojom se stupa u ugovorni odnos,
ostali podaci ovisno o prirodi poslovnog odnosa.
Način prikupljanja osobnih podataka Ispitanika:
zaprimljene ponude/upiti Ispitanika za poslovnom suradnjom,
zaprimljeni podaci od Ispitanika u kontekstu prodaje proizvoda/usluga Voditelja obrade ili kupnje proizvoda/usluga od poslovnog partnera (npr. sajmovi, kongresi i sl.),
poslovna korespondencija vezano uz određenu prethodnu ili sadašnju poslovnu suradnju (npr. korespondencija koja se vrši u sklopu izvršavanja ugovora),
javno objavljeni podaci (npr. sudski registar, web stranice poslovnih partnera, časopisi, bilteni i sl.).
Pored navedenih vrsta podataka i mjesta prikupljanja moguća je obrada osobnih podataka i u druge specifične svrhe, ali uvijek u okviru koji je zakonom propisan ili ako je obrada potrebna za ostvarivanje prava i obveza iz poslovnog odnosa.
Podaci Ispitanika koji su kao fizičke osobe u poslovnom odnosu s Voditeljem obrade čuvaju se u skladu s važećim zakonskim propisima (npr. Voditelj obrade dužan je čuvati i sve račune, kao i podloge za izdavanje računa 11 godina sukladno zakonskim propisima).
U situacijama kada je Voditelj obrade ovlašten sam utvrditi rokove čuvanja podataka, isti se utvrđuju vodeći računa o svrsi obrade i interesima Ispitanika.
JAVNE OBJAVE
Voditelj obrade putem svojih internetskih stranica, profila na društvenim mrežama i sl. objavljuje informacije u svrhu promocije. Takve objave mogu sadržavati ograničeni skup osobnih podataka, poput imena i prezimena, funkcija, profesionalnih podataka, videa, izjava i fotografija.
Pravna osnova za obradu legitimni je interes Voditelja obrade, i tom prilikom se uvijek pazi na interes Ispitanika, pa se ne objavljuju osobni podaci ako se utvrdi da je interes Ispitanika jači od interesa Voditelja obrade da objavi podatke. U nekim situacijama, objava informacija može se temeljiti na privoli u skladu s Uredbom.
Objave imaju trajan karakter čime se osigurava informiranje o aktualnim događajima, kao i uvid u prethodne aktivnosti.
Obrada će prestati ako se na temelju prigovora Ispitanika utvrdi da je takav prigovor opravdan ili ako je Ispitanik povukao privolu u situacijama kada je privola primjenjiva i to na način koji je moguće provesti.
MARKETINŠKE PORUKE (NEWSLETTERI)
Voditelj obrade ima legitimni interes obrade osobnih podataka koja se provodi za potrebe izravnog marketinga, ponajprije u svrhu slanja marketinških poruka (newslettera) e-mailom, SMS-om i/ili preko instant poruka (Viber, WhatsApp i sl.). Na temelju legitimnog interesa Voditelj obrade može slati različite newslettere ovisno o odnosu koji Ispitanici imaju s Voditeljem obrade.
Osobni podaci koji se prikupljaju ponajprije su ime i prezime, e-mail adresa, broj telefona/mobitela, adresa, spol, država/jezik komunikacije, ali i osnovni podaci vezani uz taj odnos s nama.
Ispitanici u svakom trenutku mogu zatražiti ograničenje obrade.
Voditelj obrade na nekim svojim web stranicama ima mogućnost prijave korisnika na newsletter e-mailom. Kako bismo osigurali da prilikom unosa e-maila nije došlo do pogreške ili zlouporabe, koristimo tzv. Double-Opt in proces (dvostruka verifikacija): nakon što je e-mail adresa unesena u polje za prijavu, Voditelj obrade šalje na e-mail adresu poveznicu za potvrdu. Tek nakon što ste kliknuli na poveznicu za potvrdu, dodaje se Vaša e-mail adresa u bazu podataka za slanje određenog newslettera. Takvi se newsletteri šalju na temelju Vaše privole koju nam dajete ispunjavajući i potvrđujući obrazac na web-stranicama. Sadržaj newslettera i svrha bit će navedeni prilikom Vaše prijave.
U bilo kojem trenutku Ispitanik se može odjaviti s liste i Voditelj obrade će odmah obustaviti slanje newslettera.
UPOTREBA KOLAČIĆA (cookies)
Kolačići (cookies) su male datoteke koje web stranica koju je korisnik posjetio pohranjuje na računalo korisnika za svoje potrebe. Te potrebe mogu biti različite pa se tako može pohraniti podatak koji je jezik korisnik odabrao, popis artikala u košarici u Internet trgovini, IP adresa korisnika, korisničko ime i lozinka korisnika, adresa elektroničke pošte, geolokacije korisnika, itd.
Kolačići se dijele prema trajanju, prema izvoru kolačića i prema funkciji.
Prema trajanju kolačići mogu biti:
Stalni kolačići (spremljeni) (eng. Persistent Cookies)
to su kolačići koji ostaju na računalu i nakon zatvaranja Internet preglednika. Pomoću njih Internet mjesta pohranjuju podatke, npr. ime za prijavu i lozinka, postavke jezika ili postavke o kolačićima tako da ih korisnik ne mora ponovno unositi prilikom svakog idućeg posjeta. Stalni kolačići mogu ostati na računalu danima, mjesecima, čak i godinama,
Privremeni kolačići ili kolačići sesije (eng. Session Cookies)
to su kolačići koji se uklanjaju s računala po zatvaranju Internet preglednika. Pomoću njih web stranice pohranjuju privremene podatke, npr. posljednjih nekoliko stranica koje je korisnik otvorio na Internet mjestu koje posjećuje ili stavke u košarici za kupnju ukoliko se radi o Internet trgovine.
Prema izvoru kolačići mogu biti:
Kolačići prve strane (first party cookie)
to su kolačići koje pohranjuje web stranica koju korisnik primarno posjećuje,
Kolačići treće strane (third party cookie)
to su kolačići koje pohranjuju druge web stranice ili Internet usluge (eng. Web Services), a koji su dijelovi primarne web stranice koju korisnik posjećuje. Obično se koriste za praćenje navika korisnika na primarnoj web stranici ili se mogu koristiti od strane web servisa za kvalitetno pružanje te usluge.
Prema funkciji postoji više vrsta kolačića:
Tehnički/neophodni kolačići
to su kolačići koji su nužni za funkcionalnost web stranice kao i njezinih temeljnih funkcionalnosti kao što je npr. identifikator sesije trenutne posjete korisnika ili sadržaj košarice koju je korisnik "napunio" prilikom kupovine proizvoda putem Internet trgovine,
Funkcionalni kolačići
to su kolačići koji omogućuju web stranici pružanje poboljšane funkcionalnosti i personalizaciju kao npr. pamćenje jezika u kojem se prikazuje sadržaj web stranice,
Statistički kolačići
to su kolačići koji prikupljaju informacije o tome kako korisnici posjećuju web stranicu. Načelno se podaci prikupljaju u agregiranom obliku bez identificiranja samog korisnika.
Marketinški kolačići
to su kolačići koji prikupljaju informacije o navikama i ponašanju korisnika na web stranici u cilju objave personaliziranih oglasa.
Samo tehničke/neophodne kolačiće će biti korišteni bez privole Ispitanika. Za sve ostale kolačiće tražit će se privola Ispitanika.
VIDEONADZOR
Voditelj obrade ima legitimni interes provesti mjere videonadzora radi zaštite imovine i osoba, a u određenim slučajevima (npr. mjenjačnice koje se nalaze na recepcijama objekata) ima i zakonsku obvezu postaviti nadzorne kamere koje snimaju sve osobe koje se kreću u perimetru nadzorne kamere (gosti, zaposlenici, poslovni partneri i dr.).
Obrada osobnih podataka zaposlenika putem sustava videonadzora provodi se i uz uvjete utvrđene propisima kojima se regulira zaštita na radu, i u skladu s Pravilnikom o videonadzoru Voditelja obrade.
Voditelj obrade na propisani način označava sva mjesta na kojima je postavljen videonadzor.
Voditelj obrade je svjestan da videozapisi sadržavaju osobne podatke svih osoba koje se kreću u perimetru kamere te ih stoga čuva s posebnom pažnjom, ima uređen sustav sigurnosti, dostupnosti te politiku brisanja istih koja je uređena internim pravilima o sigurnosti Voditelja obrade.
Zapisi Videonadzora čuvaju se najviše 30 dana od dana snimanja. U slučaju potrebe izuzimanja (presnimavanja), videozapisi se čuvaju najviše šest mjeseci, osim ako je drugim zakonom propisan duži rok čuvanja ili ako su dokaz u sudskom, upravnom, arbitražnom ili drugom istovrijednom postupku.
U slučaju vođenja sudskih i/ili kaznenih postupaka, Voditelj obrade može koristiti navedene videozapise. Uvid u osobne podatke na videozapisima mogu imati i treće osobe, izvršitelji obrade, ugovorni partneri Voditelja obrade registrirani i stručni za pružanje usluga zaštite osoba i imovine, a koji ni na koji način ne koriste samostalno navedene podatke nego se brinu o sigurnosti centralnih nadzornih i dojavnih sustava. Na sve ostale pojedinosti vezane uz videonadzor primjenjuju se posebni propisi koji uređuju to područje.
ZAVRŠNE ODREDBE
Politiku privatnosti redovito ažuriramo kako bi ista bila točna i ažurna te zadržavamo pravo promjene sadržaja iste ako smatramo da je to nužno. O svim izmjenama i dopunama biti ćete pravovremeno informirani putem naše internetske stranice u skladu s načelom transparentnosti.
U Žminju, 15. lipnja 2023. godine.